Hogyan csatlakoztassunk egy új irodát a vállalat közös telefonhálózatához az IP-PBX kiiktatása nélkül? Egy B2B vállalkozás esettanulmánya

A virtuális alközpont egy viszonylag új üzleti megoldás. Annak ellenére, hogy gazdag funkcionalitással rendelkezik, üzembehelyezéséhez le kell mondani a már meglévő és megbízható telefonszolgáltatásról. Koránt sem minden cég kész erre.

Saját IP-alközpont beszerzése és beállítása egy vállalat számára költséges befektetés. A funkcionalitás bővítése érdekében nincs értelme teljesen szétszerelni és kidobni a működő berendezéseket – és ez üzleti szempontból sem mindig célszerű. De mit tehetünk, hogy lépést tartsuk a versenytársakkal?

Az ügyfél jellemzői

A minket megkereső cég több mint 10 éve van jelen a piacon, és nagyvállalatoknak kínál B2B szolgáltatásokat jogi és számviteli támogatás terén. Néhány évvel ezelőtt szakemberei IP-PBX-et ​​telepítettek saját szervereikre. Kényelmes volt: saját berendezésük nem függ más cégek berendezéseinek esetleges hibáitól, abszolút biztonságban tartja az adatokat, támogatja a korábban működő mini-alközpont összes funkcióját és további lehetőségeket is kínál.

Az elmúlt évben azonban a vállalkozás új üzletágak beindításával tudott bővülni. Ezért szükségessé vált egy nagy call-centerrel rendelkező második iroda megnyitása: így most a cég budapesti központi irodája mellett egy telephely is működik Győrben. Ez minden más mellett a telefonszolgáltatás bővítését is jelentette.

Az új telephely megnyitása kockázatos, ügyfelünk nem tudta pontosan meghatározni, hogy három hónap, egy év vagy akár több év múlva hány telefonos munkahelyre lesz szükség. Nem akartak sokat áldozni további berendezések vásárlására és beállítására. Ráadásul a korábban telepített IP-PBX mostanra már elavulttá vált, és nem volt megfelelő műszaki szakember annak tovább fejlesztéséhez.

A cég hozzánk fordult a megoldásért, hogy összehasonlítsuk a mi és az ő rendszereik sajátosságait, valamint felmérjük, hogy megéri-e a jelenlegi alközpontot virtuálisra cserélni.

Megoldás keresése

Az ügyfél számára kifejlesztett megoldásnak tartalmaznia kell a telefonszolgáltatás maximális funkcionalitását.

Ugyanakkor a cég vezetése nem állt készen arra, hogy megszüntesse a központi iroda saját IP-telefonjait. A rendszer telepítésére és karbantartására tervezetten, folyamatosan költöttek , és a távközlési rendszer nagyrészt a cég egyedi igényeihez igazodva lett kialakítva.

Kompromisszumos megoldást javasoltunk, amely a saját alközpont és a virtuális alközpont funkcióinak egyetlen rendszerbe való egyesítését jelentené, közös számozási tervvel. Ezzel több feladatot is meg lehet oldani:

• Az új iroda gyorsabban csatlakozhat a telefonszolgáltatásba, anélkül, hogy új berendezések vásárlására és beállítására költenének, nem lesz szükség műszaki szakértő munkájára sem;
• Szükség esetén a Virtuális alközpont gyorsan az üzlethez méretezhető, a call-center munkatársainak száma bővíthető;
• A telefonszolgáltatás a vállalaton belül további új lehetőségeket kap és a szakemberek mindkét telephelyen a virtuális alközpont maximálisan elérhető, modern funkcionalitását használhatják, anélkül, hogy elveszítenék a régi funkciókat.

Ugyanakkor az ügyfél számára rendkívül fontos volt az egységes számozási terv. A cég telefonszáma megmaradt, az ügyfelek felhívhatják, és azonnal (vagy a recepción keresztül) tárcsázhatják az alkalmazott mellékszámát, akármelyik osztályon is dolgozik.

A vállalati alkalmazottak minden belső hívása, akár egy másik irodába is, szintén rövid mellékszámok tárcsázásával történik. Ez ügyfelünk szerint a földrajzi távolságtól függetlenül segít összetartani a csapatot.

Ezzel egyidejűleg az ügyfelektől érkező hívások egyetlen, a rendszerben előírt algoritmus szerint kerülnek elosztásra, IP- és Virtuális alközpontra bontás nélkül. A csatlakoztatott funkciók minden hívásnál működni fognak, például hangmenü, hívásrögzítés és még sok más.

Mindez lehetővé teszi egy egységes, kényelmes telefonrendszer létrehozását oly módon, hogy a lehető legjobbat hozza ki a meglévő telefonszolgáltatásból és minimális többletköltséggel, új funkciókkal bővítse azt.

Eredmény

Az új telephely számára Virtuális alközpont csatlakoztatása és a rendszer integrálása a központi IP-telefonszolgáltatással az ügyfél kívánságait figyelembe véve pár napot vett igénybe.  Ezek után elkezdődhetett a telefonálás.

Hat hónappal a csatlakoztatás után megkérdeztük, hogy ügyfelünk mondja el, a Virtuális alközpont integrációja hogyan támogatta az üzleti folyamatok felépítését. Ő teljes mértékben elégedett volt az együttműködéssel, és az alábbi visszajelzést adta nekünk:

«Köszönjük a KOMPaaS-nak azt a gyors és rendkívül professzionális munkát, amelyet cégünk két üzletága számára végzett az egységes távközlési platform létrehozása és fenntartása terén. Az integráció határidőre megtörtént, a továbbiakban az együttműködés teljes időtartama alatt műszaki problémánk nem volt. Felelősségteljes, tapasztalt és megbízható partnerként szívesen ajánljuk Önöket ».