Mire használja a HR az Automatikus hívást? A hangrobot szervezi a munkatársak csapatát

A Az egyik jól imsert fejvadász cég elemzőinek tanulmánya szerint, négyezer jelentkező közül, akikkel megállapodtak egy előzetes interjúban, több mint 40% nem jön el  figyelmeztetés nélkül a találkozóra. Így a vállalat nem ismerheti meg potenciális alkalmazottait, a vezetők elvesztegetik értékes idejüket, amelyet a találkozókra szántak,  a cég erodálja hírnevét és ügyfelei bizalmát. Egyik ügyfelünknek sikerült változást elérnie vállalkozása számára azzal, hogy hangrobotot kapcsolt a feladathoz. Beszéljünk arról, hogyan tudtunk neki segíteni.

Az ügyfél sajátosságai

Az KOMPaaS jól ismeri a HR-szakemberek előtt álló egyik legnagyobb kihívást. Azok a megüresedett helyekre pályázók, akikkel le lett egyeztetve a találkozó napja és időpontja közbülső figyelmeztetés nélkül nem jönnek el az interjúra. A hozzánk forduló ügyfél esetében azonban a helyzet még élesebb, hisz szakember felvételéről van szó. Egy Magyarország-szerte működő nagy pénzintézet keresett meg bennünket, mely rendelkezik több fiókhálózattal és egy nagy központi irodával. A HR szolgálat feladata a munkaerő toborzása, a munkaerő-felvétel folyamatos: fiókvezetőkre, call centeresekre, fejlesztőkre és sok más szakemberre van szükségük.

Sajnos a cég belső elemzése szerint a jelentkezők hiányával kapcsolatos helyzet nagyjából megfelel a Az egyik jól imsert fejvadász cég adatainak. A 2022. első negyedévi adatok szerint a potenciális munkavállalók 42%-a , bármilyen indoklás nélkül, nem jelent meg az interjún.  Többnyire magasan képzett, több mint egy éves munkatapasztalattal rendelkező munkatársak voltak az illetők.

Az elhúzódó munkaerő toborzás állandó anyagi veszteséget jelent a cég számára. Ezért a menedzsment úgy döntött, hogy modern és lehetőség szerint automatizált megoldást talál a probléma megoldására. Ezért is fordultak hozzánk.

Megoldás keresése

Ahhoz, hogy pontosan megértsük, hogyan tudunk segíteni, és milyen műszaki megoldást kínálunk, először egy tanulmány elkészítésére volt szükség. Ezért első körben felmérést készítettünk arról, hogy a jelentkezők miért nem jönnek el az interjúra.

A kutatáshoz egy hangrobotot csatlakoztattunk.  Ő automatikusan felhívta a CRM rendszerben szereplő elérhetőségeket, az egyeztetett forgatókönyv szerint felmérést végzett, majd elmentette a válaszokat. Ez lehetővé tette, hogy a felmérést végző szakemberek idejét megspóroljuk, és a kapott információk ne keveredjenek össze, ne vesszenek el. Ráadásul a hangrobot gyorsan működött: mindössze két órába telt az 5180 fő jelölt körbehívása és az adatok feldolgozása.

A beérkezett adatok feldolgozása után kiderült, hogy az interjún való megjelenés elmaradásának okai a következők:

• a jelöltek átgondolták a javaslatot, és rájöttek, hogy nem érdekli őket;
• nem volt idejük eljönni az interjúra;
• megfeledkeztek a találkozóról;
• másik ajánlatot vagy meghívást kaptak egy másik interjúra

A legtöbb esetben a jelöltek előre tudták, hogy nem jönnek el az interjúra, de ezt a céggel nem osztották meg (mert nem tartották szükségesnek a bejelentést, vagy nem volt rá lehetőségük, vagy egyszerűen csak megfeledkeztek a megbeszélt időpontról).

Mindkét esetben csökkenthető a cég vesztesége, ha előzetesen felveszi a kapcsolatot a jelölttel és kéri a találkozó időpontjának megerősítését. Ha úgy dönt, hogy nem jön el, lemondja az interjút – ugyan arra az időpontra egy másik jelöltet is behívhat. Ha el akar jönni, de elfelejtette a dátumot vagy összekeverte az időpontot, egy emlékeztető segít neki eligazodni.

Egy olyan helyzetben, amikor a HR-esek folyamatosan a leendő munkatársak kiszűrésével vannak elfoglalva, sem idejük, sem lehetőségük nincs jelentkezőket felhívni. Ezért úgy döntöttünk, hogy egy hangrobotot csatlakoztatunk.

Ennek érdekében a HR jóváhagyta a vállalat megüresedett állásaival kapcsolatos szabályokat:

1. A toborzó megkezdi a jelöltek kezdeti felkutatását a megüresedett állásra, és megbeszél egy interjút;
2. Minden interjúhoz a CRM rendszerben megbeszélés jön létre, amelyben feltüntetik a jelölt teljes nevét, beosztását, elérhetőségét, a találkozó dátumát és időpontját, valamint feltöltik az önéletrajzot.
3. Az interjú előtti napon a rendszerhez csatlakoztatott hangrobot felhívja a jelöltet, hogy megerősítse a találkozót.

Ha egy jelölt lemond egy interjút, a találkozó automatikusan törlődik, és a toborzó értesítést kap róla.

A hangrobot automatikusan, előre meghatározott időben hívást kezdeményez, és a beszélgetés során a toborzó által összeállított forgatókönyvet használja. A forgatókönyv olyan eseteket tartalmaz, amikor a jelölt megadja a találkozó dátumát és időpontját, a cég nevét, az interjú helyszínének pontos címét és a legközelebbi közlekedési megállót, valamint azokat a dokumentumokat, amelyeket magával kell hoznia. Ugyanakkor a beszélgetés bármely pillanatában kérheti a hívott fél, hogy a hívás át legyen kapcsolva élő munkatárshoz.

Így a robot átveszi a jelöltek körbehívását, felszabadítva az alkalmazottak idejét, és egyben csökkenti a kihagyás valószínűségét.

Eredmény

A hangrobot bevezetése után 4 hónappal megkértük ügyfelünket, hogy mérje fel a meghiúsult interjúk számát és a megüresedett állásokhoz való toborzás gyorsaságát.

Egy belső vizsgálat szerint 78%-kal csökkent a bejelentés nélkül lemondott interjúk száma: a legtöbb esetben előre lehetett tájékozódni a hiányzásról, és így ahhoz igazítani az aznapi munkatervet. Ennek köszönhetően a toborzási idő hatékonysága 36%-kal nőtt.