Hogyan járul hozzá a hívások automatizálása a klinika bevételeinek növeléséhez és a potenciális ügyfelek megszerzéséhez és megtartásához?

Egy klinikán gyakran nincs elég idő és személyzet arra, hogy minden paciens hívását fogadni tudják, különösen csúcsidőben. Ez aztán a jövedelmezőséget csökkenti és a törvényi előírásoknak sem tesz eleget.

Képzeljenek el egy olyan rendszert, amely saját maga hív vissza minden egyes nem fogadott hívást és a pácienst az éppen szabad menedzserhez irányítja, így egyetlen megkeresés sem marad válasz nélkül. Ma már ez is lehetséges egy Virtuális alközponti funkció: a Robotvezérlő segítségével.

Mi a probléma lényege?

• A legtekintélyesebb egészségügyi portálok által 2015 és 2018 között végzett kutatások szerint a bejövő telefonhívások átlagban 20-30 %-a elveszik.
• Sok páciensnek sokáig kell várni a visszahívásra, és ezáltal több kihagyott hívás mindenkorra el is tűnik.
• A két probléma összességében nem csak a jövedelmezőséget csökkenti, de a reklámköltségeket is megkérdőjelezi, nem is beszélve az arculatvesztésről.

Miért történik mindez?

• Az operátornak nincs ideje megválaszolni minden egyes hívást.
• A klinikán egy kiöregedett alközpontot használnak, amelynek kevés bejövő csatornája van, így az előfizető hívása első próbálkozásra nem ér célba.
• A páciensek gyakran munkaidőn kívül telefonálnak, ami lehet hétvége, éjjel vagy ebédszünet ideje.
• Az elveszett hívások nagy száma esetén az operátoroknak nincs ideje visszahívni minden egyes pácienst.

Hogyan lehet ezt elkerülni?

Ahhoz, hogy minden egyes potenciális ügyfélt visszahívjanak, a vállalkozás vezetőjének be kell állítani SMS és e-mail értesítések fogadását is, vagy figyelni kell a messenger bejegyzéseket. A call center operátorainak pedig állandóan figyelni kell az új értesítéseket.

Az operátorok munkájának hatékonyságát ellenőrizendő be kell állítani egy munkatársat, amely csak a visszahívásokat felügyeli.

Alternatíva  — egy automata visszahívó funkció beállítása az összes elveszett hívásra, vagyis egy Robotvezérlő, amely használata révén a klinika bevétele általában 25 %-kal megnő.

Ha valamely időpontban több a bejövő hívás, mint a hívást fogadó operátorok száma a Robotvezérlő abban segít, hogy ne vesszen el egyetlen páciens sem azáltal, hogy sorba rak minden egyes nem megválaszolt hívást.

„ Ez a szolgáltatás nem csak az elveszett hívások arányát csökkenti minimálisra, de egyben blokkolja a nem célirányos hívásokat is, ezáltal javítva az ügyfélkiszolgálás és az a minőségét. Ezen felül ez a funkció optimizálja az operátorok munkáját is, megszabadítva őket a monoton rutinfeladatoktól. „

Hogyan működik a Robotvezérlő?

1. lépés. A Virtuális Alközpont regisztrálja az elveszett hívásokat és átteszi a visszahívandó sorba.
2. lépés. A visszahívandó sorba áttett számokat a Robotvezérlő újrahívja
3. lépés A visszahívandó sorból egy telefonszám akkor kerül ki, ha

• az operátor kapcsolatba lép a pácienssel
• a beállítás szerinti híváskísérletek darabszáma elérte a maximumot.

Az elveszett bejövő hívások regisztrálása és a visszahívási sorba történő beillesztése éjjel-nappal folyamatosan történik.

A telefonszámok feldolgozása

A Robotvezérlő ütemterv szerint meghatározott időben:

• továbbítja a visszahívást a szabad operátorhoz
• a kagylót felvevő operátort tájékoztatja arról, hogy a Robotvezérlő működésbe lépett és a páciens kapcsolása várható
• a páciens felhívása és összekapcsolása a vonalban várakozó operátorral.

Eredmény

Az ügyfélbázis gyarapodik, optimizált munkafolyamat és értékesítés-növekedés.