Hívások küldése e-mailre — mi ez és hogyan kell használni?

Azokban a vállalatokban, amelyek aktívan használják a telefonálást, sok esemény történik nap mint nap. Az ügyfelek felhatalmazási hívást kezdeményeznek, hogy hozzáférjenek a fiókokhoz, a leadeket hívják az online hirdetésekből származó helyettesítő számok használatával éd híváskövetéssel, a vásárlók hangrobotokkal kommunikálnak.

A vállalkozások számára hasznos, ha időben tájékoztatást kapnak az ilyen kommunikációs munkamenetekről, és jó, ha van ilyen lehetőség. Az integrációs triggerek használatával konfigurálhatja a hívásokról szóló adatok e-mailre küldését. Nézzük meg, mik az integrációs triggerek, hogyan működik a hívásokkal kapcsolatos adatok küldése a KOMPaaS.tech Virtuális alközpontjában, és milyen előnyökkel jár.

Mik azok a hívások küldéséhez szükséges integrációs triggerek ?

Az integrációs triggerek olyan mechanizmusok, amelyek a rendszeren belül bizonyos eseményekre vagy feltételekre adott válaszként automatikus cselekvéseket indítanak el.

A hívásról szóló információ küldésének példáján nézzük meg, mi kapcsolódik az integrációs trigger fő szempontjaihoz:

• Automatizálás

A trigger lehetővé teszi a rutinfeladatok automatizálását, nevezetesen a befejezett hívás adatainak küldését.

• Események beállítása

A trigger konkrét események bekövetkezésekor indul el, esetünkben ez egy hívás befejezése.

• Integráció külső rendszerekkel

A trigger biztosítja a külső rendszerekkel való interakciót, különösen az e-mail szerverrel.

• Értesítések

A trigger segítségével különféle csatornákon keresztül küldhetők értesítések. Az e-mail üzenetek a hívással kapcsolatos információk küldésére szolgálnak.

Tehát egy integrációs trigger létrehozása szükséges a hívásadatok küldéséhez, és ez az egyik fontos lépés a funkció beállításában. Olvassa el a következő részben, hogy pontosan hogyan történik a beállítás.

Hogyan állítható be a hívásadatok küldése?

Lépésről lépésre menjünk végig a teljes beállítási folyamaton, ahogy az a KOMPaaS.tech alközpontban megvalósul.

1. Integráció létrehozása a levelekkelAz „Integrációk” fejezetben válassza ki az „E-mail — levél küldése” új trigger bekapcsolását. A beállítások ablakban a következő mezőket kell kitöltenie: trigger neve, email cím, Virtuális alközpont száma. A megadott e-mail címre visszaigazolást küldünk.
2. Hozzon létre egy integrációs eseményindítót.Ehhez az azonos nevű lapon új triggert kell létrehozni a „Virtuális alközpont: Bejövő hívás vége” vagy a „Virtuális alaközpont: Kimenő hívás vége” kiválasztásával. Felváltva aktiválhatja mindkét lehetőséget.
3. Válassza ki a trigger indításakor végrehajtandó műveletet.Esetünkben ez az „E-mail: E-mail küldése”.
4. Lépjen a beállítások ablakba.
   Töltse ki a szükséges mezőket: üzenet szövege változókkal, levél címe. Jelölje be a megfelelő checking boxokat, ha el kell küldenie egy beszélgetésről készült felvételt vagy le kell írnia egy hívásrekordot.

A trigger létrehozása után megkezdheti a működés tesztelését.

Mit tartalmaznak a hívásadatok?

Az e-mail tartalma az utolsó konfigurációs lépésben kiválasztott változóktól függ. Változók is beilleszthetők az e-mail fejlécébe. A választható lehetőségek a következők:

• Hívó telefonszáma – az a szám, amelyről a nem fogadott hívás érkezett;
• Kezelői szám – a hívott szám;
• Személyes számlaszám — az a számla, amelyhez az üzemeltetői szám kapcsolódik;
• Virtuális alközponti szám;
• Az esemény létrehozásának ideje;
• A hívás időtartama a válasz után;
• Átírási szöveg és mások.

Milyen előnyökkel jár a vállalkozása számára az e-mailre történő hívás?

A hívásinformációk e-mailben történő elküldése nagymértékben javíthatja a kommunikáció kezelését és javíthatja a vállalat hatékonyságát.

• Értesítési sebesség

A hívásinformációk valós időben történő fogadása lehetővé teszi az alkalmazottak számára, hogy azonnal válaszoljanak a fontos hívásokra és kérésekre. Ez különösen fontos az értékesítési és támogatási csapatok számára, ahol az időben adott válaszok hatással lehetnek az ügyfelek elégedettségére és a konverzióra.

• Monitoring és beszámolás

A vezetők e-mailes értesítésekkel nyomon követhetik az alkalmazottak tevékenységét, és bizonyos paraméterekkel szabályozhatják a hívások fogadását. Ez segít időben azonosítani a problémákat, és intézkedéseket tenni azok megszüntetésére.

• Mobilitás támogatása

A távolról dolgozó vagy gyakran utazó alkalmazottak számára az e-mailben küldött hívásértesítések révén mindig hozzáférhetnek a fontos információkhoz, tartózkodási helyüktől függetlenül. Ez segít fenntartani a magas szintű kommunikációt és koordinációt a csapaton belül.

• Személyre szabás az alkalmazottak igényei alapján

Az adatküldés konfigurálható úgy, hogy csak bizonyos események alkalmával, vagy bizonyos belső számokra történjen. Ez lehetővé teszi, hogy csak igazán fontos és releváns információk érkezzenek anélkül, hogy túlterhelné az alkalmazott postaládáját.

Következtetés

A „Hívások küldése e-mailre” megoldás kényelmes formátumban teszi elérhetővé a hívásinformációkat, fontos paraméterekkel felgyorsítja a hívások megválaszolását és hozzájárul a jobb ügyfélszolgálathoz.

A megoldás lehetővé teszi a hívások irányának kiválasztását, a beállítás pedig nem vesz igénybe sok időt. Olvassa el a Tudásbázis részletesebb utasításait.