WFM rendszer — mi az és hol használják?

Ebben a cikkben megvizsgáljuk a WFM rendszerek által lefedett HR folyamatokat, az ilyen rendszerek használatának előnyeit, és azt, hogy miben különböznek a WFO-megoldásoktól.

Milyen folyamatok vezérelhetők WFM rendszerekkel?

Az integrált HR irányítási rendszer olyan hatékony eszköz, amely nemcsak a HR osztály, hanem a költségvetés kezeléséért felelős felső vezetés életét is jelentősen megkönnyítheti.

A munkaerő-menedzsment szoftvermegoldások a következő szolgáltatásokat tartalmazhatják:

• A létszámterv összeállítása

A WFM segítségével automatizálhatja a munkabeosztások létrehozását a szabadság, a munkaterhelés, a betegszabadság és egyéb változók adatai alapján. WFM-rendszer hiányában az ütemezés időigényes lehet, és a kritikus szükségletek idején munkaerőhiányt eredményez a vállalatnál.

• Előrejelzés és költségvetés

Az előrejelzés annak ismerete, hogy egy adott időszakban mennyi emberi erőforrásra van szükség egy adott projekthez. A költségvetés tervezése, a bérszámfejtés a személyi előrejelzések alapján. A WFM lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy azok változó igényei szerint személyzeti előrejelzéseket készítsenek a költségvetés kiszámításához és a munkaterhelés optimalizálásához.

• Munkaidő számítása és a személyzet leterheltsége

Az ütemezési rendszer lehetővé teszi a munkahelyi jelenlét és a munkafeladatok elvégzésének nyomon követését, így hatékonyan oszthatja el a terhelést és nyomon követheti a kezelők munkaidejét.

• Munkavállalói teljesítménymenedzsment

A WFM-nek köszönhetően a vállalatok mérhetik az alkalmazottak elköteleződésének szintjét, és időben ösztönözhetik a munkaerő hatékonyságát. Az egyes csapattagok teljesítményének megértése segít a munkaadóknak az alkalmazottakat elvárásaiknak és preferenciáiknak megfelelően jutalmazni.

• A betöltött pozícióra való alkalmasság ellenőrzése

A munkaügyi normáknak való megfelelés kérdései a kormányrendeleteknek megfelelő minősítések közvetlen lebonyolításán túl a szakképzést is magukban foglalják. A WFM-rendszer nyomon követheti az iparági szabványok változásait, és segíthet a tudás és készségek tesztelésének megszervezésében.

• Bérszámfejtés és juttatások kezelése

A WFM rendszer gyorsabbá és egyszerűbbé teszi a bérszámfejtési folyamatokat, és lehetővé teszi például az azonnali fizetést is, például a műszak végén, illetve az üzemeltetők kérésére igazolások vagy egyedi jelentések generálását.

A HR-rendszerek használatának előnyei:

A WFM-rendszer használatának lehetséges előnyei közé tartozik a megnövekedett alkalmazotti termelékenység, a csökkentett működési költségek, valamint a munkaidő és a részvétel nyomon követése.

Ezen előnyökön túlmenően azok a szervezetek, amelyek tevékenysége idő-alapú, például időponthoz kötött előjegyzés, vagy  ledolgozott munkaóra alapú, szintén tudnak részesedni a WFM-rendszer előnyeiből:

• Növelhetik a bérszámfejtési hatékonyságot az időigényes folyamatok és feladatok automatizálásával
• Kész adatok állnak rendelkezésre az alkalmazottak elkötelezettségéről, részvételéről és hatékonyságáról a képzéshez, a coachinghoz és a munkafolyamatok beállításához
• Az alkalmazottak bérköltségének optimalizálása
• A személyzettel kapcsolatos mindenféle jelentés készítésének automatizálása és az adminisztrációs költségek csökkentése
• A dolgozók termelékenységének növelése a leterhelés csapaton belüli egyenlő elosztása, valamint a késések és az ütemezési konfliktusok minimalizálása következtében
• A munkaügyi törvények megsértési kockázatának csökkentése
• A vállalat működési rugalmasságának növelése, hogy a termelési ütemezések és a piaci igények változásával a munkaerő átcsoportosítható legyen
• A munkavállalói lojalitás erősítése a munkáltatóval való átláthatóbb és informatívabb interakció révén

WFM és WFO megoldások – mi a különbség?

Van egy tévhit, hogy a WFM és a WFO megoldások felcserélhető kifejezések, de ez nem igaz.

A WFO (Workforce Optimization) platformok egyesítik a WFM funkcionalitást a munkaminőség-biztosítási lehetőségekkel, mint például a hívásrögzítés, az online alkalmazottak megfigyelése és a beszédelemzés. A WFM-megoldásoktól eltérően, amelyeket számos iparágban használnak, a WFO-rendszereket leggyakrabban call centerekben használják a szolgáltatók megfigyelésére.

A szoftverszolgáltatók néha Workforce Engagement Management (WEM)  — Munkaerő bevonódása —  néven hivatkoznak a WFO-platformokra, különösen akkor, ha az alkalmazottak számára gamifikációt és hangalkalmazásokat is  tartalmaznak.

Következtetés

A WFM platformok nélkülözhetetlenek a hatékony tervezéshez, előrejelzéshez és költségvetés-készítéshez, hogy a vállalkozások hatékonyan tudják irányítani működésüket.

Az ilyen rendszerek a HR részlegeken és a cégvezetésen túl kényelmesek lehetnek maguknak a dolgozóknak, de bizonyos esetekben a vállalkozóknak is:  például, ha kihelyezett munkaerő-szolgáltatásokat nyújtanak (outsourcing).