Mi fán terem a virtuális alközpont ? Mire használják az üzleti életben?

Mi jelent a felhő alapú alközpont , hogy jön ide a felhő ?

Nyomába eredünk a részleteknek. A virtuális alközpont tulajdonképpen egy szoftvertermék, amelynek temérdek olyan funkciója van, amely szükséges lehet a munkatársak irodán belüli üzleti kommunikációjához. A virtuális alközpont a korábbról ismert, fizikai valóságában létező távbeszélő alközpont alternatívája, melynek előfeltétele a stabil internet-kapcsolat. A virtuális alközpont a felhő-szerveren működik, gyakran felhő alapú távközlésként is emlegetik. A szolgáltatásokat az IP-telefoncégek vagy távközlési szolgáltatók nyújtják.

A távolvégi alközpontnak szinte minden olyan funkciója megvan, mint amelyeket a hagyományos vállalati „hardware” alközpont is nyújt, csak éppen a „felhőben” található. A távolvégi szervert, amelyhez az internet segítségével lehet hozzáférni,  virtuálisnak hívják, ezért a távolvégi alközpontot is virtuális alközpontként határozzák meg.

Hogyan működnek a virtuális alközpontok ?

A felhő alapú alközpont egyszerű alapelven működik: a szolgáltató szerverén elhelyezkedő távbeszélő központ a megrendelő vállalkozás igényeire van konfigurálva. Az alközpont az adatátvitelt (tulajdonképpen a hang- és multimédiás üzeneteket) a SIP és VoIP üzenetátviteli protokolok segítségével viszi át az egyik helyről a másikra.  Az adattárolást az a szolgáltató látja el, amelyik a szolgáltatásokat nyújtja a megrendelő vállalkozás számára, hiszen a távbeszélő alközpont fizikai valóságában is nála van. Az ügyfél az internet segítségével kap hozzáférést az alközponthoz.

A telefonhívások, hangüzenetek, videohívások és sok minden más az IP-telefóniában az internet segítségével valósulnak meg. Az egyidejűleg a telefonvonalhoz és az internethez (néha más IP-hálózathoz)  is csatlakozó gateway-eszköz ebben a rendszerben az adatátvitel központi eleme. A hálózat terheltségének csökkentése érdekében a távközlési csatornákon az információ egy eltévedt számjegy formájában mozog. A kódoló berendezést tartalmazó gateway-eszközök a bemeneten kódolják, a kimeneten dekódolják az információt.

De mindez csak műszaki nüansz. Most beszéljünk inkább arról, hogy működnek együtt a felhőtechnológiák az üzleti élettel. A virtuális alközponthoz csatlakozó ügyfél telefonszámot kap, amely semmiben nem különbözik a mobil vagy a vezetékes városi telefonszámtól.

A felhőalapú alközpont egyszerre több hívás fogadására képes. A bejövő hívások az ügyfél berendezésén landolnak, amely lehet: számítógép, smartphone, notebook stb. Az ügyfél az előfizetői fiókjában önállóan beállíthatja a hívások irányítását, azaz mindet egy bizonyos menedzserhez vagy több munkatársához irányíthatja.

Miért van szükség Virtuális alközpontra ?

A virtuális alközpontok arra szolgálnak, hogy „ ne fájjon feleslegesen a vállalkozó feje”, csökkentse a költségeit és új ügyfeleket szerezzen. Ha biztosítani akarja a normál üzletvitelt és keresni is rajta, akkor nem tölti feleslegesen az idejét speciális analóg távbeszélő központ kiválasztásával és beszerzésével, a virtuális alközpont Önnek egy kiváló választás, amely praktikus és minőségi szolgáltatás nyújt.

A virtuális alközpontok egyik legfontosabb előnye, hogy nagyon egyszerű az üzembehelyezése. Nem kell hozzá műszaki szaktudás, hogy használatba vegyük. A bekapcsoláshoz csak egy internethozzáférés kell, egy-pár klikkelés és kb 5-30 percnyi időtartam.

A szolgáltató biztosítja az adatok tárolását, mint ahogy korábban is említettük. Az ügyfél az üzembehelyezéshez csak internetet kell, hogy biztosítson, az összes hardware biztosítása a szolgáltató dolga.

Az IP-telefónia minősége lényegesen jobb, mint az analóg vezetékes és mobil  hálózatoké. Az IP-esetén valós real-time üzemmódban történik a beszélgetés. Az emberi fül 250 milliszekundum-ig nem érzékeli a hangküszöböt. Felhő alapú távközlés esetén az ön beszélgetőpartnere késleltetés nélkül  kapja az adatokat, mert az új technológiák felülmúlják ezt a küszöbértéket.  De ez még nem minden, mert az IP-telefónia minősége egyre tökéletesebbé válik, a távbeszélő szervereken új munkaalgoritmusokat vezetnek be, amelyek a jelátvitelt optimálissá teszik.

A virtuális alközpont lehetőségei és funkciói

Mind a „hardware” alapú és mind a felhőalapú alközpontoknak vannak erős és gyenge jellemzői, de ha kis- és középvállalkozásokról van szó, akkor a mérleg mindenképpen a virtuális alközpontok felé dől el. Egyszerűség, praktikusság, előnyösség és még ez nem minden. A virtuális telefónia több kedvező bónusszal rendelkezik, amelyek az üzleti kommunikációt hatékonyabbá teszik.

Ilyen bónuszok például :

A vállalkozás munkatársai közötti „smart” hívásátirányítás

Hívásátirányítást is magában foglaló egységes telefonszám, amely nem kötött egy bizonyos lakcímhez

Az elveszett hívásokról történő értesítés

Elveszett hívás esetén a virtuális alközpont értesít az ügyfél hívásáról

Statisztika és beszámolás

Az összes hívás rögzítése és naplózása, amely az előfizetői fiókban nyomon követhető

A hívásátirányítási térkép önálló újratervezése

Hangüzenet-menü (IVR)

Hangüzenet menü, amely elosztja a hívásokat a munkatársak között vagy azokat hangpostára vagy automata válaszadóra irányítja

Földrajzi és díj alapú hívásirányítás

Visszahívás (callback)

Fekete és fehér listák

CRM integráció

További hasznos cikkek a Telejournal-on