Mi az IP-telefon?

Az IP-telefon vagy VoIP-telefon olyan telefon, amely Voice over Internet Protocol (VoIP) technológiával működik. Lehetővé teszi bejövő hívások fogadását és kimenő hívások kezdeményezését az internetkapcsolaton keresztül. Az utóbbi időben az ilyen telefonok a hagyományos analóg telefonok népszerű alternatívájává váltak, amelyek hagyományosan uralták az üzleti kommunikációt.

A hagyományos asztali telefonokon a hívások a nyilvános kapcsolt telefonhálózaton (PSTN) keresztül bonyolódnak, amely rézvezetékből áll és analóg hangjelzéseket továbbít a telefonok között.

Ha egy cég hagyományos asztali telefont használ, akkor ezekből sokra van szükség — a létszám arányában, valamint hely kell egy alközpont (PBX)  elhelyezéséhez is.

Az ilyen fajta irodai telefonálás már elavultnak számít, mivel nem rendelkezik kellő rugalmassággal és a modern üzleti élet által megkövetelt funkciók teljességével. Ez az oka annak, hogy egyre gyakrabban választják az IP-telefonokat az irodai kommunikáció megszervezésére – könnyen illeszthetők bármilyen vállalkozáshoz, és sokkal többet kínálnak, mint a szokásos hívások.

Hogyan működnek az IP-telefonok?

A hagyományos vezetékes telefonok a jeleket rézvezetékeken keresztül továbbítják, amelyek fizikailag a fali aljzatokhoz vannak csatlakoztatva. Az irodákban az ilyen telefonokat általában egy  analóg alközponthoz csatlakoztatják, amely továbbítja a hívásokat az előfizetők között.

Az IP-telefonok a VoIP technológia alkalmazásával telefonhívásokat kezdeményezhetnek és fogadhatnak az interneten keresztül  és nem támaszkodnak azokra a régi analóg hálózatokra, amelyeken az analóg telefonok működnek.

A VoIP-telefónia az analóg hangjelek digitális jelekké alakításán alapul, mivel azokat szélessávú internet kapcsolaton keresztül továbbítják adatcsomagok formájában. A folyamat a következőképpen működik:

A VoIP telefon digitális adatokat fogad egy másik eszközről, az adatokat információs csomagokra bontja, és minden csomagot elküld a saját rendeltetési címére.

1. Az átalakított adatokat szélessávú vonalon keresztül küldi el az Ön internetes útválasztójára.

2. Az útválasztó megtalálja a legrövidebb utat a célhoz.

3. Az adatcsomagot a célállomás fogadja.

4. A VoIP telefon használói az adatokat felismerhető beszédként hallják.

Az IP-telefónia különféle nyílt forráskódú protokollokra támaszkodik, hogy lehetővé tegye az adatátvitelt. A használt protokollok az internetszolgáltatótól és a rendszer konfigurációjától függenek Ezek között a legfontosabbak :

• Session Initiation Protocol (SIP). Ez egy jelzés-protokoll, amely kommunikációs munkamenetet vagy hívást hoz létre két vagy több résztvevő között.
• H.323. A SIP-hez hasonlóan egy munkamenet kezdeményezésére, módosítására és befejezésére szolgál.
  
• Valós idejű átviteli protokoll (RTP). Ezt a protokollt elsősorban videokonferenciák és hangadatok streamelésére használják és hangot vagy videót továbbítanak az interneten keresztül

  

Vállalati IP-telefonok típusai

A vállalkozások által használt IP-telefonoknak két fő típusa van:

• Hardver eszközök

• Szoftveres softphone-ok

Hardver eszközök (SIP telefonok, VoIP telefonok)

Ez a fajta telefon hasonlít egy hagyományos irodai telefonra vagy egy vezeték nélküli telefonra. A felhasználók szempontjából ezek is pontosan ugyanúgy működnek. Az egyetlen különbség az, hogy az internethez csatlakoznak.

Az analóg telefonok SIP-telefonokká is alakíthatók az IP-hálózati csatlakozáshoz szükséges  gateway segítségével . Bekapcsolásakor a gateway a hangjeleket adatcsomagokká alakítja, és megkeresi a hívott telefonszám IP-címét.

Szoftveres softphone-ok

A softphone-ok – speciális telefonprogramok – telepíthetők az internetre csatlakozó eszközökre, például asztali számítógépekre, laptopokra és mobileszközökre.

A szoftveres telefon működtetése érdekében valamilyen berendezéshez való hozzáférésre van szükség: például mikrofonhoz, fejhallgatóhoz vagy hangszóróhoz, valamint egy kamerához, ha videohívást kezdeményez rajta.

A softphone-ok legfontosabb előnye a hardver-eszközökkel szemben a mobilitásuk és az alacsony költségük. Az alkalmazottak bárhol, bármilyen eszközről használhatják a softphone-t anélkül, hogy további felszerelést kellene vásárolniuk.

Különféle típusú IP-telefónia alkalmazások

Helyi telefonálás

Ebben az esetben a VoIP-hívások lebonyolításához szükséges összes berendezés közvetlenül az irodában található: az IP-telefonok helyi Internet hálózaton (LAN) keresztül csatlakoznak egy virtuális vagy helyi alközponthoz.

A helyi internetes telefonálás telepítésekor bármilyen típusú telefont használhat — beleértve a hagyományos telefonokat is, amelyeket eredetileg a városi hálózaton keresztül kapcsoltak be -, ha VoIP gateway-en keresztül csatlakoztatja őket.

A helyi IP-telefónia meglehetősen népszerű, mert nagyobb költségmegtakarítást kínál, mint a hagyományos telefonálás: a távolsági VoIP-hívások díjai sokkal alacsonyabbak, mint a hagyományos telefonhálózaton keresztül. Ugyanakkor a felhasználó szempontjából a teljes rendszer ugyanúgy fog működni, mint eddig, és nem kell megszoknia az új telefonkészülékeket vagy programokat.

A megtakarítás mellett az IP-telefónia számos olyan fejlett üzleti funkciót kínál, amelyek az analóg telefonok és alközpontok esetében nem elérhetők.

A helyi telefonáláshoz bizonyos nehézségek is társulnak: be kell fektetni a fizikai berendezésekbe (IP-telefonok, gateway-ek), és telepíteni kell a nagy sebességű internet kapcsolatot is. Szükségessé válik egy informatikus, vagy akár egy teljes informatikai részleg alkalmazása is, amely gondoskodik a telefonálás zavartalan működéséről.

Éppen az eszköz ráfordítás és az informatikusok bérköltsége miatt ez nem a legjobb megoldás a kisvállalkozások számára. Ehelyett egyre több vállalkozás választja a virtuális VoIP-alközponti megoldásokat a rugalmasság és a méretezhetőség növelése, valamint a kommunikációs költségek csökkentése érdekében.

Virtuális telefonálás

A virtuális telefonálás olyan kommunikációs típus, amelyben a VoIP-szolgáltató hívás-lebonyolítást és berendezés-fenntartást biztosít külső vállalatok számára. Ez azt jelenti, hogy nincs szükség járulékos berendezések megvásárlására vagy belső informatikai csapat fenntartására.

A helyi IP alközpontokhoz hasonlóan a virtuális alközpontok is képesek támogatni a normál vezetékes telefonokon keresztül történő hívásokat – ha a szolgáltató támogatja a SIP trönkölést. Mindössze egy megbízható Wi-Fi-re vagy dedikált internetkapcsolatra, valamint egy kompatibilis IP-eszközre van szükség: egy számítógépre vagy mobiltelefonra telepített irodai IP-telefonra vagy softphone-ra.

A felhő-alapú alközpont hasznos funkciói az üzleti életben

Azonnal említsük meg, hogy minden IP telefon alközponton keresztül működik, helyben vagy virtuálisan, így bizonyos funkciók megléte vagy hiánya nem magától az eszköztől vagy programtól, hanem a VoIP telefonszolgáltatótól és a csatlakoztatott díjcsomagtól függ.

• Hívásrögzítés. A hívásrögzítés lehetővé teszi az ügyfélmenedzserek vagy operátorok munkájának nyomon követését és fejlesztését, valamint beszélgetések elemzésére is használható beszédanalitika segítségével.

• Hívásnapló. A telefonhasználat nyomon követése segíti az értékesítési osztályok vagy call centerek operatív tevékenységeinek menedzselését: a hívásnaplók segítségével egyenletesebben oszthatja el a terhelést az alkalmazottak között, jutalmazhatja a hatékony alkalmazottakat, és felléphet a kevésbé hatékonyakkal szemben.

• Smart IVR. A beszédszintézis és -felismerés segítségével üdvözölheti a vállalkozását hívó ügyfeleket és szabadon választható formátumú hangutasításokkal irányíthatja a hívásokat.

• Konferencia hívás. Ez a funkció lehetővé teszi, hogy egy híváshoz kettőnél több behívót kapcsoljon össze. Ez fontos a modern vállalkozások számára, amelyek konferenciahívásra támaszkodnak az ügyfelekkel és a földrajzilag távoli munkatársakkal való kapcsolattartáshoz.

• Integráció a CRM-mel. Ha az IP-telefonok adatokat cserélnek az értékesítési és ügyfélkezelési rendszerrel, akkor közvetlenül hívásokat kezdeményezhet a CRM-ből , azonnal láthat akár egy ügyfélkártyát is az összes szükséges személyes adattal, képet kap az értékesítési tölcsér aktuális állapotáról és a legutóbbi interakciók adatairól.

Összefoglalás

Megvizsgáltuk, mik azok az IP-telefonok, hogyan működnek, milyen típusai vannak, milyen módon szervezheti meg az IP-telefonálást egy irodában, és milyen előnyökkel jár az IP-telefonok használata az Ön vállalkozása számára.