Telefónia startupoknak: hogyan lehet gyorsan elindítani a kimenő hívások értékesítését?
Startup egy meglévő vállalkozáson belül
A franchise-alapú üzletfejlesztési modell gyakran jelentősen eltér a vállalat megszokott működési gyakorlatától. Bizonyos esetekben olyan, mintha egy különálló startupot indítanánk a már meglévő struktúrában: újra kell gondolni a megszokott folyamatokat, eszközöket kell cserélni, új együttműködési láncokat kell kialakítani. Pont ilyen helyzetbe került ügyfelünk – egy budapesti kávéhálózat.
Hosszú ideig a cég a megszokott kommunikációs csatornákkal boldogult. A belső kommunikáció és az alkalmi B2C-ügyfélkapcsolatok személyes mobiltelefon-számokon, e-mailen és számos üzenetküldő csevegőben zajlottak, ahol a napi munkával kapcsolatos ügyeket beszélték meg. A beszállítókkal való kapcsolattartás és a teljes operatív tevékenység az elektronikus dokumentumkezelő rendszerben és a standard Excel-táblázatokban rögzítésre került. Ez a megközelítés kis létszámú folyamatok és viszonylag egyszerű feladatok esetén kényelmes volt, de új piacra lépéskor már nem bizonyult elegendőnek.
Amikor a cég a franchise irány fejlesztése mellett döntött és a B2B közönség felé nyitott, új igény merült fel – egy strukturált értékesítési osztály létrehozása. Ezzel párhuzamosan bevezették az üzleti folyamatokba a CRM-rendszert, hogy rendbe tegyék az ügyfélbázist és ellenőrizni tudják a potenciális partnerekkel való kapcsolatokat. A munka során a munkatársak gyorsan rájöttek, hogy modern telefonia nélkül az osztály hatékonysága jelentősen csökken. A menedzserek elvesztettek egy részt a kapcsolatokról, mert kézzel vitték be az adatokat a CRM-be, és a tárgyalások minőségének ellenőrzésére szinte nem volt lehetőség.
Így merült fel az igény egy teljes értékű, modern kommunikációs rendszerre, amely megfelel a dinamikus növekedésnek és a nagyszámú kimenő hívás kezelésének.
A KOMPaaS.tech megoldása és a megfelelő telefonia kiválasztása
A cég több kulcsfontosságú követelményt fogalmazott meg. Elsősorban szükségük volt a hívások rögzítésére és a telefonia egyszerű integrálására a meglévő CRM-rendszerrel. Emellett a csatlakoztatási folyamatnak a lehető legegyszerűbbnek és leggyorsabbnak kellett lennie, hogy a távmunkában dolgozó munkatársakat is könnyen be lehessen vonni. Egy további fontos feltétel a minimális eszközköltség volt: el szerették volna kerülni az új készülékek beszerzését, és biztosítani a rendszer néhány munkanapon belüli beindítását.
Mi a KOMPaaS.tech “Telefónia startupoknak” megoldását javasoltuk, amely tartalmaz többcsatornás számot, felhőalapú virtuális PBX-et és kész integrációkat a népszerű üzleti alkalmazásokkal. Ez a csomag ideális azoknak a cégeknek, amelyek gyorsan szeretnék elindítani az értékesítést és stabil kommunikációt biztosítani az osztály számára.
Mivel az ügyfél neve számokat is tartalmazott, javasoltuk, hogy figyeljenek a könnyen megjegyezhető, városi, ismétlődő számjegyekből álló számokra.
Ez a marketingfogás segít a márka ismertségének növelésében: a szám könnyen megjegyezhető, és a cég professzionálisabb benyomást kelt. A választás gyorsan megtörtént, és tizenöt percen belül az értékesítési osztály számára a szám már aktiválva volt. Ez lehetővé tette, hogy szinte azonnal megkezdjék az összes szükséges eszköz beállítását.
A hívások kezdeményezésére szolgáló program telepítése a munkatársak laptopjaira mindössze egy napot vett igénybe. Ebbe beletartozott a Virtuális PBX integrációja a CRM-rendszerrel, valamint a távoli munkatársak csatlakoztatása.
Mivel a cég az All inclusive tarifát választotta, a további opciók külön aktiválást nem igényeltek. A hívások rögzítése már a csomag része volt, az ügyfél pedig megnövelt tárhelyet vásárolt a fájlok tárolására.
Gyorsan mondva – gyorsan kész: az eredmények
Az eredmények szinte azonnal megjelentek. Már két munkanap elteltével az értékesítési osztály teljesen átállt az IP-telefonra. Ehhez nem kellett fejhallgatót vagy más eszközt vásárolni – a munkatársak a laptopjukon lévő softphont használták. A CRM-integráció különösen hasznosnak bizonyult: a menedzserek közvetlenül a program felületéről kezdeményezték a hívásokat, anélkül, hogy váltaniuk kellett volna az alkalmazások között vagy kézzel vitték volna be az adatokat. Ennek köszönhetően csökkent a hibák száma, és a munkafolyamat sokkal gyorsabbá és egyszerűbbé vált.
A beszélgetések rögzítése mostantól automatikusan történik, és a CRM-ben az ügyfélkártyához kapcsolódik. Az osztályvezető kényelmes eszközt kapott a minőségellenőrzéshez: elegendő kiválasztani a kívánt munkatársat és meghallgatni a beszélgetések mintáját. A beszélgetések elemzése alapján a tervek szerint javítják az értékesítési szkripteket és rendszeres képzéseket tartanak a konverzió és az ügyfélszolgálat minőségének növelése érdekében.A cég nagyra értékelte a “Telefónia startupoknak” megoldás gyors bevezetését és a további használat kényelmét. Az új kommunikációs rendszer lehetővé tette, hogy gyorsan megszervezzék a potenciális franchise-partnerekkel való munkát, javítsák az osztályon belüli kommunikációt, és biztosítsák a beszélgetések minőségellenőrzését. A sikeres bevezetési tapasztalat olyan meggyőző volt, hogy a vezetőség már fontolóra vette, hogy a többi részlegnél is csatlakoztassák az IP-telefon rendszert.
