Mi az a PBX-telefónia és miért használják?
Ahogy egy cég néhány alkalmazottat foglalkoztató startupból virágzó, több tucat vagy akár több száz embert foglalkoztató vállalkozássá nő, megváltozik a vállalati kommunikáció szervezete. Az összes szám és telefon egyetlen hálózatba történő egyesítéséhez, valamint sok más hasznos funkció hozzáadásához alközponti rendszereket használnak, amelyeket PBX — intézményi automatikus telefonközpontokként ismernek.
Elmondjuk, hogy mi a jellemző az alközponti rendszerekre, különböznek-e a városi telefonközpontoktól, milyen típusú rendszerek léteznek és milyen előnyeik vannak egymáshoz képest, valamint, hogy az alközponti telefonálás hogyan lehet hasznos az üzleti életben.
Mi az a PBX rendszer?
A Private Branch Exchange szó szerint „privát hálózati kapcsolót” jelent. Ez a kifejezés egyenértékű a „privát alközpont” fogalmával, és olyan kapcsolóberendezésekre vonatkozik, amelyek a vállalati telefonhálózat megszervezésére szolgálnak fejlett hívási funkciókkal.
A kapcsolás az irodai hálózatok és a külvilág közötti, vagy a belső hálózaton belüli előfizetők közötti kommunikációs szeánszok kialakítása, fenntartása és bontása az alközponti rendszer segítségével.
Kezdetben analóg vonalakat használtak erre a célra, ma már digitális összeköttetéseket vagy internetet használnak. Az IP-telefonhálózatból a nyilvános kapcsolt telefonhálózatba (PSTN) irányuló külső hívásokhoz virtuális fővonalakat használnak.
Az alközponti rendszer lehetővé teszi a vállalati hálózat előfizetői számára, hogy ugyanazon a többcsatornás számon osztozzanak, és ezáltal megspórolják a kábelfektetést, ami ahhoz kell, hogy egy felhasználót a PSTN-hez csatlakoztassanak, vagy teljesen lemondanak a PSTN-ről az IP-telefónia javára.
A városi hálózatban használt automatikus telefonközpontoktól eltérően az alközponti rendszerek nem függenek az előfizető földrajzi helyétől és csatlakozási módjától, szélesebb körű szolgáltatást nyújtanak, és integrálhatók üzleti alkalmazásokkal és egyéb külső szoftverekkel.
Milyen típusú alközponti rendszerek léteznek?
Az összes létező típusú automatikus telefonrendszer felosztható a telefonos kommunikáció megszervezésének módja vagy a berendezés elhelyezkedése szerint.
A vállalatnál alkalmazott telefonos kommunikáció típusától függően a rendszerek lehetnek analógok, digitálisak vagy hibridek.
Analóg alközpontok
A telefonrendszerek vezetékes réz telefonvonalakhoz csatlakoznak, amelyek a városi hálózattól a vállalkozás telephelyéig fektetnek le. Az ilyen berendezések újraelosztják a hívásokat az irodai előfizetők között a fizikai hálózaton keresztül. Az IP-telefónia megjelenésével ez a fajta alközpont fokozatosan a múlté válik.
Digitális alközpont
A digitális alközpontok kapcsolatot létesítenek az előfizetők között, és hangadatokat továbbítanak az interneten keresztül, így az analóg vezetékes telefonok jelenléte nem szükséges, bár gateway-en keresztül csatlakoztathatóak. Új számok bekapcsolása nem igényel további telefonvonalakat.
Hibrid alközpontok
A telefonközpontok egyidejűleg támogatják az analóg vonalakon és az IP-telefónia protokollokon keresztüli kapcsolatokat. Sok vállalat választja a hibrid alközpontokat, hogy megtakarítsák az internetet használó hívásokat, és stabil belső kommunikációt biztosítsanak, amely nem függ az internetkapcsolat minőségétől, például távoli vállalati épületek között.
Házon belüli és hosztolt alközpont – mi a különbség?
Az alközponti rendszerek az ügyfélcég igényeitől és képességeitől függően többféleképpen helyezhetők el.
Ebből a szempontból a telefonközpontoknak két fő típusa van: a házon belüli és a hosztolt.
Házon belüli alközpont
A házon belüli vagy helyi alközpont a vállalati létesítményekben telepített telefonrendszer. Az ilyen típusú elhelyezést a vállalati kommunikációs hálózat fokozott biztonsági követelményeivel rendelkező cégek választják, miközben egy ilyen rendszer beszerzésének és karbantartásának minden költsége a tulajdonos céget terheli. Ebben az esetben a szolgáltató szolgáltatása a kommunikációs csatornák külső telefonhálózatokkal történő összekapcsolására, valamint az irodai alközpont és a szolgáltató virtuális alközpontjának integrálására redukálódik.
Hosted PBX
A hosztolt vagy távoli alközpontot felhő alapúnak vagy virtuálisnak is nevezik. Egy ilyen telefonrendszer a szolgáltató szerverein található. Az ügyfélcégnek csak egy stabil és meglehetősen gyors internetkapcsolatra, valamint a telefonkészülékekre van szüksége, ami lehet számítógép, okostelefon vagy SIP telefon.
Hibrid telepítési lehetőség is lehetséges, ha a helyi alközpont kiegészül az IP telefonszolgáltató által biztosított felhő alapú alközpont funkcióival.
A házon belüli és hosztolt alközpont előnyei
Ahogy fentebb említettük, a házon belüli alközpont fokozott biztonságot jelent a rajta áthaladó adatok számára.
Az ilyen típusú rendszerek előnyei közé tartozik még a működési hibatűrés — a belső tartalék vonalakra való váltás áramszünet esetén is biztosítja a kommunikációt — és a kiváló kommunikációs minőség, melyet az IP-alapú működés támogat: Internet csatorna sávszélesség, kommunikáció analóg vonalakon keresztül.
A hosztolt alközpont pedig számos előnnyel rendelkezik a házon belüli alközponthoz képest:
Alacsony költség
Az alközpont vásárlásával és karbantartásával kapcsolatos minden költség a szolgáltatót terheli. Az ügyfél csak a „virtuális alközpont” szolgáltatásért és szükség esetén az iroda internetkapcsolatáért fizet. Gyakran nem is kell telefonkészüléket vásárolni, hiszen elegendő egy speciális hívásindítási programot — egy softphone-t — telepíteni az alkalmazottak számítógépére vagy okostelefonjára.
Mobilitás
A felhőalapú PBX személyes fiókjából, amely bármely internet-hozzáféréssel rendelkező eszközről elérhető, kezelheti az alkalmazottak telefonjait, tartózkodási helyüktől függetlenül. Ugyanígy az alkalmazottak bárhol és bármilyen eszközről használhatják az irodai telefonálás összes lehetőségét.
Gyors méretezés
Egy szám csatlakoztatásához vagy leválasztásához elegendő néhány kattintás az ügyfél fiókjában. Ugyanígy lehet kezelni a telefoncsatornák kapacitását — a nagy számú hívás időszakában vonalakat lehet hozzáadni, és azokat eltávolítani, amikor a call center terhelése csökken.
Mind a házon belüli, mind a hosztolt alközpontok, valamint az ezeken alapuló különféle típusú hibrid megoldások hasznos üzleti funkciók lenyűgöző választékát kínálják a felhasználóknak.
Az alközponti telefonálás előnyei az üzleti életben
Az IP-PBX-et használó vállalati kommunikáció egyik fő előnye a távolsági és nemzetközi hívások költségeinek jelentős csökkenése, mivel az internetes telefonszolgáltatók tarifái lényegesen kedvezőbbek, mint a klasszikus analóg telefonszolgáltatók tarifái.
Csökkennek az alkalmazottak közötti kommunikációs költségek is, mivel minden IP-PBX előfizetőhöz belső rövid szám tartozik, és az ilyen számok közötti kommunikáció általában ingyenes.
Néhány alközponti telefonszolgáltatás, amely az Ön vállalkozása számára előnyös:
Smart híváskezelés
A felhasználók kezelhetik az ütemezett hívásokat, beállíthatnak átirányítási szabályokat és korlátozásokat a hívások kezdeményezésére, automatikusan átirányíthatják a hívásokat egy személyi menedzsernek, összetett hívásfeldolgozási forgatókönyveket használhatnak, és kezelhetik a hívássorokat. Ez csökkenti a várakozási időt a vonalon, és megfelelően osztja el a terhelést a munkatársak között.
Intelligens hangmenü
A normál IVR senki számára nem meglepő, de a mesterséges intelligencia (AI) beszédfelismerésre és -generálásra való alkalmazása jelentősen növelheti az ügyfélszolgálat első vonalának hatékonyságát és az elégedettséget.