Hogyan válasszunk telefonszámot üzleti célokra?

Ha most indított egy új vállalkozást, vagy a meglévő bővítését tervezi, az első lépések egyike egy üzleti telefonszám bekapcsolása. Miért kezdődik minden a céges szám megvásárlásával?

A weboldal mellett, általában, a munkahelyi telefon az első kapcsolatfelvételi pont a cég és az ügyfelek között, és a telefonszám az értékesítéshez, az ügyfélszolgálathoz és a munkahelyi csapattal való kapcsolattartáshoz is szükséges.

Mivel a telefonszámnak nagy jelentősége van, annak érdekében, hogy az ne véletlenszerű tíz számjegyből álló kombinációból álljon, jobb, ha tudatosan közelítjük meg a kiválasztást, annak jellemzői és az elérni kívánt célok alapján.

Nézzük meg, milyen előnyöket biztosítanak a vállalati számok az üzleti élet számára, milyen típusú számot részesítsünk előnyben az üzleti igényektől függően, és milyen telefonszámok iránt van a legnagyobb kereslet az üzleti életben.

Miért lehet hasznos a vállalati telefonszám egy szervezet számára?

A kifejezetten a cég igényeinek megfelelő telefonszám még egy kisvállalkozás számára is számos előnnyel jár, többek között:

• Professzionális arculat kialakítása

Egy külön céges szám professzionális és megbízható megjelenést kölcsönözhet cégének.

• Az adatok titkosságának megőrzése
  

A munkahelyi telefonszám használata mellet  az alkalmazottak személyes számai megőrzik privát jellegüket és megvédi őket a nem kívánt kommunikációtól.

• Nyitottság a professzionális kommunikációra
  

Amikor egy munkahelyi számra érkezik hívás, a tulajdonos vagy az alkalmazott nem keveri össze a beszélgetés kontextusát, ellentétben azzal a helyzettel, amikor minden hívás személyes számra érkezik.

• A munka-magánélet egyensúlyának javítása

A személyes és az üzleti kommunikáció szétválasztása segít megelőzni a munkatársi kiégést.

• A reklámkampányok hatékonyságának növelése
  

Az ismétlődő számjegyeket tartalmazó telefonszámok könnyebben megjegyezhetők, így kiválóan alkalmasak TV-, rádió- vagy óriásplakát-hirdetésekre.

Természetesen bizonyos típusú vállalati számokhoz bizonyos előnyök is járnak, ezért mindenekelőtt tisztában kell lennie azzal, hogy cégének milyen telefonszámra van szüksége.

Üzleti számtípusok

Az üzleti életben többféle típusú telefonszám létezik — helyi, ingyenes (80-as zöldszám), szép, külföldi és virtuális számok.

• Helyi számok
  

A helyi telefonszámok egy adott földrajzi helyre vonatkoznak, és nagyobb bizalmat keltenek az adott területen tartózkodó ügyfelek között, és lehetővé teszik a régión belüli hívások megtakarítását is.

Az ilyen számok hátránya, hogy nem alkalmasak azon vállalkozások számára, amelyek ügyfelei szétszórtan vannak az országban, vagy a világban.

• Ingyenesen hívható zöld számok

Az  ingyenesen hívható számok segítségével felveheti a kapcsolatot egy céggel anélkül, hogy fizetni kell a hívásért. Az ilyen telefonszámok kiváló lehetőséget jelentenek azoknak a vállalkozásoknak, amelyek több ügyfelet szeretnének bevonzani és növelni szeretnék lojalitásukat.

Hátránya, hogy az ilyen kommunikáció drágább a cég számára, mivel a szám tulajdonosának számolják fel mind a bejövő, mind a kimenő hívásokat.

• Szép számok

Az úgynevezett szép számok — ismétlődő számjegyek kombinációi — ideális megoldást jelenthetnek azoknak, akik szeretnék lenyűgözni ügyfeleiket. A kutatások azt mutatják, hogy az emberek jobban emlékeznek a szép számokra, mint a közönségesekre, így ezek a számok segítenek növelni a vállalat nyereségét.

Az ilyen típusú számok fő hátránya a csatlakozás költsége. Ha a szám különösen ritka, előfordulhat, hogy az ár megfizethetetlen egy kisvállalkozás számára.

• Külföldi telefonszámok

A külföldi telefonszámok lehetővé teszik a globális piacokon való megjelenést, így a hívások megfizethetőbbé válnak bármely országból érkező ügyfelek számára.

A fő nehézség a többlépcsős bekapcsolásnál van — egyes országokban igazolni kell  egy jogi személy érvényes rekvizítumait ahhoz, hogy elkezdhesse használni az adott ország telefonszámát.

• Virtuális telefonszámok

A virtuális telefonszámok teljes egészében online működnek, így rugalmas és költséghatékony eszközt jelentenek bármilyen méretű vállalkozás számára.

Segítségükkel bármilyen, internetre csatlakoztatott személyes elektronikus eszközről kezdeményezhet hívást, ami fokozott mobilitást és elérhetőséget biztosít a dolgozók számára, a távolsági és nemzetközi hívások költsége pedig jóval alacsonyabb lesz, mint a mobil vagy városi kábeles kommunikáció használatakor.

A virtuális számok előnyei között szerepel számos internetes telefonálási funkció is az üzleti életben, amelyek csatlakozáskor válnak elérhetővé.

A legjobb virtuális telefonszám szolgáltatások vállalkozások számára

Mivel minden virtuális szám a virtuális alközpontok közreműködésével létezik, az alközponti funkciók általában a telefonszám aktiválásával együtt kezdenek működni.

Nézzünk ezek közül néhányat:

• Hívásátirányítás

Az üzleti igényektől függően a virtuális számra érkező hívások bármely mellékre, előfizetői csoportra, üzenetrögzítőre vagy hangpostafiókra továbbíthatók.

• Hangos üdvözlet

A hangos üdvözlés javítja a vállalkozás szakmai imázsát azáltal, hogy megadja a hívónak a szükséges információkat, mielőtt osztályhoz vagy alkalmazotthoz irányítaná őket.

• Intelligens IVR menü

Az automatikus kezelő tájékoztatja az ügyfeleket a telefon menüjének elérhető részeiről, és megadja a szükséges utasításokat az önkiszolgáláshoz, ami javítja az ügyfélszolgálatot és felgyorsítja a kérések feldolgozását.

• Videókonferencia

A virtuális telefonszámon kívül a cégek platformot biztosítanak a kollégákkal folytatott videohívásokhoz – még a távolban élő dolgozók is csapattagnak érzik majd magukat!

• Hívásrögzítés

A hívásrögzítés lehetővé teszi az ügyfelek interakcióinak nyomon követését és a szolgáltatásminőségi szabványok betartását, valamint javíthatja az ügynökök és az ügyfelek viselkedését.

• Virtuális fax

Az online fax kiküszöböli a fizikai faxgép szükségességét, csökkenti az irodai berendezések költségeit és irodai helyet takarít meg.

Ezeken a funkciókon kívül mások is vannak — összetett hívásirányítás, hívássorok beállítása, fekete-fehér listák, kommunikációs költségek szabályozása, hívásfigyelés, hangrobotok az automatikus körbehívásokhoz és hívásfogadáshoz.

Egyes virtuális alközpontok, például a KOMPaaS.tech  telefonközpontjai akár 200 funkcióval is rendelkezhetnek, amelyek közül sok ingyenes – ez egy újabb érv a virtuális számok mellett!

Összefoglaló

Megvizsgáltuk, hogy bármilyen méretű cégnek miért érdemes külön telefonszámot használnia az üzleti életben, mik azok a vállalati számok, valamint milyen funkciókat tölthetnek be a virtuális számok az üzleti életben, és milyen előnyökkel járnak más kommunikációs módszerekkel szemben.